اجتماع

تعتبر الاجتماعات وسيلة من وسائل إدارة المٍؤسسات مهما كان نوعها، حكومية أو خاصة. ولا يجب أن يختلف الهدف الأساس منها في جميع الحالات، ألا وهو تقدم العمل بهذه المؤسسة. ويتم وضع تصور متكامل للوصول لهذا الهدف (نظرياً) من خلال هذه الإجتماعات. ويكون ذلك إما من خلال التشاور بين المجتمعين لوضع خطة عمل المؤسسة، أو متابعة تنفيذ بنود هذه الخطة في محاورها المتعددة، أو من خلال مناقشة سير العمل في المؤسسة. وكذلك قد يكون الهدف من الاجتماع هو التواصل بين الجهة العليا في المؤسسة وبين الجهة التنفيذية فيها، أو بين الجهة العليا مع بعضها البعض، أي أن الاجتماع يكون على المستوى الرأسي أو الأفقي للمؤسسة، أو قد يكون مع جمهور المؤسسة من جمعيات أو أفراد أو مؤسسات أخرى تتقاطع في عملها معها، أو تستفيد من خدماتها. وفي جميع الأحوال لا يجب أن يكون هذا الاجتماع هدفاً بحد ذاته، لأنه في هذه الحالة سيكون قليل الجدوى، وهذا لا يعني أن الالتقاء بين أفراد المؤسسة بين بعضها أو مع جمهورها أمر غير محبوب، بل بالعكس هو مطلوب لزيادة العلاقات الأخوية، وجلاء الصدور لما قد يكون حل فيها، بسبب اختلاف الأراء الطبيعي في العمل، وما يتبعه من إشكالات بسيطة، ولكن هذا لا يعتبر اجتماعاً وإنما لقاءً اجتماعياً أو احتفالاً أو علاقات عامة، بالتالي المقصود هنا هو الاجتماع الرسمي الذي قد ينتج عنه قرارات أو توجهات مستقبلية تخص المؤسسة وقطاع عملها. وهنا أضع بين أيديكم بعض النقاط الأساسية حتى يكون الاجتماع مثمراً وفعالاً وذا فائدة، وبهدف الاستفادة من الوقت المخصص له بأكبر قدر ممكن، فالوقت من ذهب كما يقولون. علماً أن إدارة الاجتماعات وأدبياتها أصبحت فناً وعلماً، يحرص المتميزون على إتقانه والإبداع فيه، وذلك لأنهم يحرصون على حصد الثمار بأقل جهد ووقت ممكن. وفيما يلي بعض هذا النقاط، وهي تتعلق بما قبل أوأ ثناء أو بعد الاجتماع، ولديكم المزيد:
 -وضع هدف للاجتماع، والتفكير به جيداً مع من تثق بقدرتهم وكفاءتهم وأمانتهم، وبناءً عليه يتم تحديد المشاركين في الاجتماع.
- عدم الإكثار من عدد المدعوين، لإن ذلك قد يؤدي إلى صعوبة إدارة الاجتماع، واستهلاك وقت أكبر في مدته، وخصوصاً إذا ما أراد الجميع الإدلاء بدلوهم في كل بند من بنود الاجتماع.
- اختيار الزمان والمكان المناسبين لعقد الاجتماع، لتوفير بيئة عمل مريحة، تساعد على الإنتاجية.
- وضع جدول أعمال، وجدولة زمنية لكل بند، وإلا فستكون نتيجة الاجتماع مجرد دردشات.
- توزيع جدول الاعمال مفصلاً قدر الإمكان بوقت كافٍ حتى يستطيع الاعضاء تدارسه قبل الاجتماع.
- تجهيز مكان الاجتماع بكل ما هو مطلوب من أوراق ومستندات وخدمات لوجستية قبل الاجتماع.
- احترام وقت الجميع، والبدء فور اكتمال النصاب القانوني، وذلك عندما يحين الوقت المحدد للاجتماع.
- الترحيب بالحضور، والحرص على إضفاء جو ودي، دون الإخلال برسمية الاجتماع، أو التقليل من احترام المكان أو الحضور.
-التقليل من بند ما يستجد قدر الإمكان، ففي الغالب أي قرار يلزمه التحضير المسبق فيما يتعلق بكل جوانبه وتبعاته: الإدارية والفنية والمهنية والمالية والقانونية.
- تقليل عدد مرات تخديم الضيافة أثناء الاجتماع، لأن كثرتها قد يسبب بلبلة، وفي المقابل عدمها قد يسبب الملل.
- العمل على إشراك وتفاعل أكبر عدد ممكن من الحضور.
- ترك المتكلم يدلي برأيه، ولكن بدون إسهاب، وبدون مقاطعة، واللباقة بعدم السماح بتكرار ما تم قوله من الآخرين.
- عدم السماح بالكلام الجانبي، وإلا سيفقد الاجتماع أهميته، وعدم السماح برفع الاصوات مهما كان السبب.
- الاستعانة بالوسائل التوضيحية الحديثة من برامج عرض قدر الإمكان.
- الخروج بقرارات واضحة غير قابلة للتأويل.
- توضيح المطلوب من كل عضو، بحيث يخرج كل واحد من الحضور وهو على معرفة تامة بالمهام التي وكل بها.
-العمل على طباعة محضر الاجتماع مفصلاً، وتوزيع التوصيات والقرارات على الحضور.
-جدولة تنفيذ التوصيات والقرارات، ومتابعة تنفيذها في المواعيد المحددة لها.
هذه بعض النقاط، وغيرها كثير، من المناسب الأخذ بها إذا أردت أن يكون كل اجتماع تديره هو أفضل وأنجح... اجتماع...